het cloud archief
het cloud archief
Rob is directeur van een bibliotheek in een middelgrote gemeente in Zuid-Holland. Rob heeft geen ruimte meer in zijn kast, daarom bewaart hij de meest actuele documenten er bovenop.
Rob weet dat hij hier iets mee moet doen, maar weet niet precies hoe. De bibliotheek heeft een netwerk, waarmee het hele voorraadbeheer- en uitleensysteem goed en geordend verloopt, maar zoals vele andere bibliotheken, moet ook Rob steeds meer andere activiteiten gaan ontplooien binnen zijn bibliotheek. Het aantal leden dat boeken leent loopt al jaren terug, maar de bibliotheek moet wel zijn bestaansrecht behouden.
De bibliotheek van Rob heeft hier inmiddels goed op ingespeeld. Er worden steeds meer andere activiteiten georganiseerd, hobbymatig, voor jong en oud, maar ook zakelijk, voor ondernemers. Ook verhuren ze inmiddels een aantal ruimtes voor vergaderingen en bijeenkomsten.
Maar dit alles neemt wel veel meer papierwerk met zich mee. Beleidsplannen en vergaderstukken worden vaak ook nog dubbel opgeslagen, op papier en digitaal op Rob’s computer. En dat is niet heel handig. Zijn secretaresse en communicatieadviseur moeten soms ook bij deze documenten kunnen, en ze hebben beiden al aangekaart dat het zoeken in de papieren op en in zijn kasten nu echt niet fijn meer is.
Met Klyp kan Rob zijn digitale documenten netjes en veilig opslaan. Daarnaast kan hij de papieren documenten die belangrijk zijn om te bewaren laten scannen en opslaan in Klyp.
Na het inrichten van Klyp kunnen alle medewerkers van de bibliotheek bij de documenten die ze nodig hebben voor het uitvoeren van hun werk. De secretaresse en de communicatieadviseur geven aan dat documenten die ze nodig hebben veel makkelijker vindbaar zijn. Pluspunt is ook dat nu alles bij elkaar staat, wat voor hen van belang is. Ze hoeven niet meer te zoeken in een “berg” documenten waar ze voor een groot deel geen belang bij hebben.